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Mas os tempos modernos de hoje diferem profundamente da época da revolução industrial, marcada por tarefas simplesmente mecânicas nas linhas de produção. Atualmente, a tecnologia ajuda ou substitui as funções do ser humano em tarefas padronizadas e repetitivas como: envio automático de emails, atendimento ao cliente, automatização de pagamentos e da faturação, auditorias, elaboração de relatórios baseados em dados empresariais, preenchimento de formulários, envio de notificações, emissão de certidões, entre outras.

Os robots deixaram de ser uma fantasia de sci-fi e, hoje, integram o nosso dia a dia, especialmente sob a forma de software potenciado pela Inteligência Artificial (IA). Neste contexto, a Robotic Process Automation (RPA) tem sido fundamental na sobrevivência e crescimento dos negócios, num cenário assente na transformação digital e nos seus complexos desafios.

A ascensão e crescente adoção da RPA, impulsionada pela pandemia, é crucial na maturidade digital. Segundo previsões da consultora Gartner, as grandes organizações numa escala mundial triplicarão as suas capacidades de RPA até 2024.

Benefícios e desvantagens da RPA

Os principais beneficiários da RPA são nos setores com cargas de trabalho mais processuais, onde a automatização de tarefas burocráticas, propensas a erro e com grande carga administrativa, permite às organizações a economia de tempo e dinheiro. Ainda mais, a RPA permite libertar tempo para os profissionais se concentrarem na criação de experiências inovadoras e de valor acrescentado.

A implementação da RPA nas organizações está em constante crescimento e um exemplo são os serviços financeiros, onde esta tecnologia já é utilizada em transações, notificações e controlo de contas, e até no atendimento ao cliente.

A transformação digital e o processo de automatização não se limitam apenas à simples digitalização de documentos – algo que muitas empresas ainda não compreenderam –, sendo essencial a restruturação dos processos e a implementação de ferramentas de automatização de tarefas.

Perante novos contextos laborais, é cada vez mais relevante ser flexível e seguro nas formas de trabalho. A automatização de processos possibilita aumentar o controlo e monitorização do acesso aos dados e informações de uma empresa. Uma vez que toda a documentação está em formato digital, é possível verificar quem acedeu à documentação, onde e qual a informação que foi pesquisada. Desta forma, a RPA apresenta-se também como uma ferramenta para fortalecer a segurança das organizações.

A redução de custos e a disponibilidade 24/7 são as principais vantagens da RPA, a par da escalabilidade, maior precisão e melhor experiência para clientes e colaboradores. A redução ou eliminação da intervenção humana é um outro benefício, sendo que as falhas humanas são um dos principais fatores que prejudicam a segurança de informação, o que contribui significativamente para a sua melhoria.

A produtividade é um fator central em qualquer negócio de qualquer setor. Um colaborador pode ser ágil e eficiente no seu trabalho, porém, um robot irá sempre ser capaz de realizar as tarefas repetitivas mais rápido e de processar dados de forma mais eficaz, representando uma performance mais alta.

Uma outra questão relevante está relacionada com a procura. Quando o trabalho é executado por mão de obra humana, consoante o aumento ou diminuição do fluxo, poderá ser necessário contratar ou demitir trabalhadores. No entanto, a RPA permite adequar a quantidade de robots utilizados proporcionalmente de acordo com a necessidade, motivada pela procura.

Com a implementação da IA, a RPA possibilita que os colaboradores se libertem de tarefas monótonas e repetitivas, que podem ser pouco motivantes e levá-los à exaustão. Os profissionais poderão, então, dedicar-se a tarefas mais criativas, complexas e que permitem às empresas aproveitar ao máximo o talento que atualmente é cada vez mais difícil captar.

Neste sentido, o aumento da produtividade e a qualidade de gestão estão relacionadas com o incentivo à criatividade dos profissionais e à empatia demonstrada pelos líderes empresariais, tornando as próprias empresas mais humanas – um fator que poderá ser importante na redução das desigualdades entre PMEs e grandes empresas, num contexto laboral em que os trabalhadores valorizam particularmente o bem-estar.

O investimento inicial, para a análise, implementação, teste e aquisição da tecnologia, é um ponto negativo da RPA. No entanto, para além da simplificação das suas soluções e de cada vez mais ser possível a sua implementação com um investimento menor, os ganhos de produtividade e controlo mitigam substancialmente esta desvantagem.

Para uma integração bem-sucedida, a preparação e o investimento na formação das equipas são fundamentais, bem como a transparência, sendo necessária a total abertura do cliente para o sucesso de qualquer projeto.

Transformação digital

É provável que, mais cedo ou mais tarde, todas as empresas e organizações utilizarão robots para a realização das tarefas mais repetitivas, estando programados para as executar sempre de igual forma, desde que o ambiente computacional permaneça inalterado.

A RPA era um tema relevante ainda antes da pandemia e, hoje, todas as organizações usufruem dos benefícios da automatização, nomeadamente as empresas mais pequenas, que têm menos recursos disponíveis. A automatização tornou-se uma parte essencial da gestão sustentável das empresas, permitindo uma utilização mais eficiente dos recursos através de uma monitorização precisa e possibilitando a otimização dos processos.

Como implementar a RPA

De acordo com um estudo de uma software house nacional, 52% das empresas portuguesas consideram a automatização como um ponto expectável da transição digital. O primeiro passo deverá ser a procura de ajuda de especialistas para determinar aquilo que pode e deve ser automatizado – um aspeto onde a consultadoria é essencial –, fazendo a tecnologia chegar ao mercado de modo a ser consumida independentemente do tamanho ou preparação dos clientes.

Em Portugal, as organizações procuram cada vez mais conhecer e adotar soluções de RPA. As empresas, por sua vez, querem não apenas a compra destas soluções, mas o aconselhamento especializado e soluções personalizadas para as suas necessidades presentes e futuras.

O apoio de um parceiro com conhecimento profundo sobre o negócio do cliente, a evolução visada, a tecnologia utilizada e a forma de a empregar no contexto de uma organização específica são aspetos essenciais para implementar com sucesso as soluções de automatização nas empresas e organizações.