A automatização moderna de tarefas
A repetição exaustiva de processos acéfalos, feitos por homens e mulheres nos seus locais de trabalho, foi genialmente retratada no filme de 1936 “Tempos Modernos” de Charlie Chaplin.
Mas os tempos modernos de hoje diferem profundamente da época da revolução industrial, marcada por tarefas simplesmente mecânicas nas linhas de produção. Atualmente, a tecnologia ajuda ou substitui as funções do ser humano em tarefas padronizadas e repetitivas como: envio automático de emails, atendimento ao cliente, automatização de pagamentos e da faturação, auditorias, elaboração de relatórios baseados em dados empresariais, preenchimento de formulários, envio de notificações, emissão de certidões, entre outras.
Os robots deixaram de ser uma fantasia de sci-fi e, hoje, integram o nosso dia a dia, especialmente sob a forma de software potenciado pela Inteligência Artificial (IA). Neste contexto, a Robotic Process Automation (RPA) tem sido fundamental na sobrevivência e crescimento dos negócios, num cenário assente na transformação digital e nos seus complexos desafios.
A ascensão e crescente adoção da RPA, impulsionada pela pandemia, é crucial na maturidade digital. Segundo previsões da consultora Gartner, as grandes organizações numa escala mundial triplicarão as suas capacidades de RPA até 2024.
Benefícios e desvantagens da RPA
Os principais beneficiários da RPA são nos setores com cargas de trabalho mais processuais, onde a automatização de tarefas burocráticas, propensas a erro e com grande carga administrativa, permite às organizações a economia de tempo e dinheiro. Ainda mais, a RPA permite libertar tempo para os profissionais se concentrarem na criação de experiências inovadoras e de valor acrescentado.
A implementação da RPA nas organizações está em constante crescimento e um exemplo são os serviços financeiros, onde esta tecnologia já é utilizada em transações, notificações e controlo de contas, e até no atendimento ao cliente.
A transformação digital e o processo de automatização não se limitam apenas à simples digitalização de documentos – algo que muitas empresas ainda não compreenderam –, sendo essencial a restruturação dos processos e a implementação de ferramentas de automatização de tarefas.
Perante novos contextos laborais, é cada vez mais relevante ser flexível e seguro nas formas de trabalho. A automatização de processos possibilita aumentar o controlo e monitorização do acesso aos dados e informações de uma empresa. Uma vez que toda a documentação está em formato digital, é possível verificar quem acedeu à documentação, onde e qual a informação que foi pesquisada. Desta forma, a RPA apresenta-se também como uma ferramenta para fortalecer a segurança das organizações.
A redução de custos e a disponibilidade 24/7 são as principais vantagens da RPA, a par da escalabilidade, maior precisão e melhor experiência para clientes e colaboradores. A redução ou eliminação da intervenção humana é um outro benefício, sendo que as falhas humanas são um dos principais fatores que prejudicam a segurança de informação, o que contribui significativamente para a sua melhoria.
A produtividade é um fator central em qualquer negócio de qualquer setor. Um colaborador pode ser ágil e eficiente no seu trabalho, porém, um robot irá sempre ser capaz de realizar as tarefas repetitivas mais rápido e de processar dados de forma mais eficaz, representando uma performance mais alta.
Uma outra questão relevante está relacionada com a procura. Quando o trabalho é executado por mão de obra humana, consoante o aumento ou diminuição do fluxo, poderá ser necessário contratar ou demitir trabalhadores. No entanto, a RPA permite adequar a quantidade de robots utilizados proporcionalmente de acordo com a necessidade, motivada pela procura.
Com a implementação da IA, a RPA possibilita que os colaboradores se libertem de tarefas monótonas e repetitivas, que podem ser pouco motivantes e levá-los à exaustão. Os profissionais poderão, então, dedicar-se a tarefas mais criativas, complexas e que permitem às empresas aproveitar ao máximo o talento que atualmente é cada vez mais difícil captar.
Neste sentido, o aumento da produtividade e a qualidade de gestão estão relacionadas com o incentivo à criatividade dos profissionais e à empatia demonstrada pelos líderes empresariais, tornando as próprias empresas mais humanas – um fator que poderá ser importante na redução das desigualdades entre PMEs e grandes empresas, num contexto laboral em que os trabalhadores valorizam particularmente o bem-estar.
O investimento inicial, para a análise, implementação, teste e aquisição da tecnologia, é um ponto negativo da RPA. No entanto, para além da simplificação das suas soluções e de cada vez mais ser possível a sua implementação com um investimento menor, os ganhos de produtividade e controlo mitigam substancialmente esta desvantagem.
Para uma integração bem-sucedida, a preparação e o investimento na formação das equipas são fundamentais, bem como a transparência, sendo necessária a total abertura do cliente para o sucesso de qualquer projeto.
Transformação digital
É provável que, mais cedo ou mais tarde, todas as empresas e organizações utilizarão robots para a realização das tarefas mais repetitivas, estando programados para as executar sempre de igual forma, desde que o ambiente computacional permaneça inalterado.
A RPA era um tema relevante ainda antes da pandemia e, hoje, todas as organizações usufruem dos benefícios da automatização, nomeadamente as empresas mais pequenas, que têm menos recursos disponíveis. A automatização tornou-se uma parte essencial da gestão sustentável das empresas, permitindo uma utilização mais eficiente dos recursos através de uma monitorização precisa e possibilitando a otimização dos processos.
Como implementar a RPA
De acordo com um estudo de uma software house nacional, 52% das empresas portuguesas consideram a automatização como um ponto expectável da transição digital. O primeiro passo deverá ser a procura de ajuda de especialistas para determinar aquilo que pode e deve ser automatizado – um aspeto onde a consultadoria é essencial –, fazendo a tecnologia chegar ao mercado de modo a ser consumida independentemente do tamanho ou preparação dos clientes.
Em Portugal, as organizações procuram cada vez mais conhecer e adotar soluções de RPA. As empresas, por sua vez, querem não apenas a compra destas soluções, mas o aconselhamento especializado e soluções personalizadas para as suas necessidades presentes e futuras.
O apoio de um parceiro com conhecimento profundo sobre o negócio do cliente, a evolução visada, a tecnologia utilizada e a forma de a empregar no contexto de uma organização específica são aspetos essenciais para implementar com sucesso as soluções de automatização nas empresas e organizações.
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