Blog MEO Empresas - Inovação, Internet, 5G, Fibra, IoT e Cloud

Tudo isso mudou. A troca de emails é constante e, com o aumento das ferramentas digitais, estamos constantemente ligados. Por isso atualmente, uma das tarefas mais complexas para um gestor seja escolher as ferramentas e processos mais eficazes para o seu negócio em específico.

Numa empresa média, com dezenas de trabalhadores, entre emails, WhatsApp, messenger, Trello, Asana, Clan ou outras ferramentas e aplicações, a troca de mensagens chega a ser contínua ao longo do dia, com dezenas de conversas em simultâneo. Em muitas organizações, há quem tenha verdadeiras reuniões por email...

Mas, a par desta gestão das conversações, talvez o maior problema dentro das organizações seja a forma como se partilham ficheiros. E, neste ponto, surge a grande questão: qual a melhor forma para partilhar um ficheiro que necessita de alterações?

O gestor deve definir um processo, as aplicações a usar, mesmo que faça uma sondagem entre os colaboradores, e implementar essas regras fazendo afinações sempre que se justifique.

Partilha de ficheiros

Acredite-se, ou não, a grande maioria das pessoas ainda optam pelo envio de um ficheiro anexado a um email e acrescentam no nome V2 ou versao_revista_madalena_jan2018. Isto pode parecer simples num primeiro momento e até útil para um caso isolado mas quando se multiplica isto por dezenas de ficheiros pode ser o caos. E todos sabem a diferença que faz uma vírgula. Quando algo corre mal, afinal, qual a versão que conta?

Existem centenas de aplicações e softwares para a mesma tarefa e isso torna complicada a sugestão de um em relação a outro. É sempre possível listar as funcionalidades mas obrigaria a uma teste profundo a todas e cada uma delas. Por isso, quando procurar uma ferramenta deste género, deve experimentar duas ou três que respondam às suas necessidades.

Num primeiro momento, a partilha do mesmo ficheiro na cloud, com possibilidade de diversas pessoas trabalharem sobre ele em simultâneo, havendo sempre um registo das alterações feitas por cada utilizador, talvez seja a forma mais cómoda e segura.

Um dos exemplos é a partilha através do Onedrive, da Microsoft, esta pode ser a solução que melhor responde à maioria das necessidades nesta matéria. Além disso, o ficheiro estará sempre salvaguardado na nuvem.

Depois, há uma imensidão de aplicações para smartphone e desktop que prometem ajudar a organização, a gestão de pessoas e tarefas. Levaria anos a testar todas. Algumas possuem versões de teste por 30 dias mas nem todas estão totalmente abertas nas versões gratuitas.

E, dentro da mesma organização, chega a haver pessoas a usar diferentes ferramentas porque se adaptam melhor, estão habituadas, ou simplesmente porque gostam mais das cores. A escolha está, muitas vezes, dependente das regras de usabilidade. Uma aplicação bem desenhada, testada com diferentes perfis de utilizador, tem, à partida, melhores condições de sucesso.

É aqui que entra a regra de ouro: o gestor deve definir um processo, as aplicações a usar, mesmo que faça uma sondagem entre os colaboradores, e implementar essas regras fazendo afinações sempre que se justifique.

O que se passa?

O WhatsApp é, talvez, umas das aplicações mais utilizadas atualmente. Quer a nível pessoal (por uma questão de poupança nas comunicações) quer profissional. Principalmente porque com a aplicação instalada em quase todos os telefones, é possível criar grupos de trabalho, de amigos, de projetos específicos, para combinar um almoço ou uma reunião...

Aqueles que utilizam WhatsApp e não estão incluídos em mais de uma dezena de grupos que levante a mão. E de todos os que mantiveram o braço sossegado, quantas horas passam por dia a ler e a responder às centenas de mensagens enviadas através desta aplicação?

Não é por acaso que a Huawei permite, com a versão Mate 10 Pro, instalar este tipo de aplicações para separar o pessoal do profissional.

Em cima disto, coloca-se o email, o messenger, os SMS, os telefonemas, as reuniões presenciais, outras aplicações de conversação. É uma imensidão de troca de ideias, de conversas que, em alguns casos, se torna mais confusa do que produtiva.

As ferramentas digitais servem para ajudar mas tal como noutros temas, é preciso saber quais usar e criar regras dentro de cada organização. E quando um gestor constrói este esquema, deve pensar também na vida pessoal de cada um dos colaboradores. Afinal, os momentos de pausa e descanso são bastante relevantes para um bom desempenho no trabalho.

Num mundo cada vez mais digital, a tecnologia pode ser inimiga quando mal utilizada. Por isso, um gestor deve, numa primeira análise, definir um conjunto de regras e processos que permitam a colaboração, a fluidez  de trabalho e que, no fim do dia, contribua para o aumento da produtividade.

Seria fácil recolher uma lista de aplicações de produtividade (uma pesquisa rápida no Google permite ter acesso a centenas de entradas, de textos com aplicações sugeridas) mas é preciso procurar aquelas que melhor se adaptam às necessidades de cada pessoa, de cada empresa.

Por isso, o melhor conselho será elaborar uma lista de processos e implementá-la, incentivar os colaboradores a aderirem a esse processo e a fazer afinações, caso seja necessário. Existem soluções testadas e que podem servir a maioria das organizações.

Na maior parte dos casos até já usam o mesmo software, como as aplicações Office da Microsoft, mas funcionam sem uma estratégia integrada de colaboração. 

Nesta estratégia, o gestor deve ter em conta a tal resistência à mudança. Talvez seja o "medo" de lidar com essa resistência que impede a implementação de novos processos. Mas deve encontrar uma forma de provar aos colaboradores que essas ferramentas, os novos processos, além de facilitarem o trabalho e contribuírem positivamente para a produtividade, permitem fazer as coisas com menos stress.

Tendo e conta esta resistência, é sempre aconselhável fazer uma pesquisa por aplicações e testar aquelas que, pelo menos na  descrição, prometem as funções que melhor se adequam a cada caso. E adoptar uma regra de ouro: estar atento às novidades e não dar por fechado o processo. Todos os dias surgem aplicações novas e pode haver alguma que se aplica melhor às suas necessidades do que a que adoptou (porque era a que existia nessa altura).

A melhor forma de lidar com este tema é envolver os colaboradores no processo. Descobriram uma nova aplicação, que talvez seja mais funcional e reúne consensos? Aceite as sugestões, faça um teste, e, se for o caso, altere.

Da mesma forma que um monte de papéis, à moda antiga, é prejudicial para a saúde e eficácia, a utilização de aplicações menos adequadas a determinado caso, também contribuem para a frustração e complexidade do negócio.