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Os colaboradores que têm filhos pequenos, mais difíceis de manter confinados ao espaço da casa, têm tido maior necessidade de adaptação, mas com algum método tem sido possível encaixar as tarefas. Por isso, os gestores, muitos deles confrontados também com esta situação, estão a descobrir novas formas para auxiliar os colaboradores a gerir a vida familiar e laboral neste período de isolamento.

Nem todos vivem numa vivenda e um apartamento, mesmo os que têm mais espaço, começa a ser pequeno ao fim de 15 dias sem sair à rua. No entanto, com mais ou menos acertos para fazer, esta paragem forçada está a levar as empresas e as pessoas a acelerar a adoção de ferramentas digitais. E, em alguns casos, a descobrir que as aplicações de videoconferência têm utilidade, sobretudo em situações de pandemia como a atual.

De forma genérica, as empresas em Portugal mantêm os processos tradicionais de trabalho, mesmo quando já pagam mensalmente por alguns produtos que permitem uma maior autonomia e nível de digitalização. Por isso, a grande dúvida das empresas estava focada no nível de produtividade dos colaboradores. É inegável a existência de uma recessão ao nível da economia, nem que seja pela ausência de clientes, mas no que respeita à produtividade dos colaboradores esse receio está a provar-se desnecessário. Mesmo em empresas de maior dimensão, como é o caso da Altice Portugal, a produtividade mantêm-se, como revelou Alexandre Fonseca, presidente executivo da empresa em entrevista à TVI.

São cerca de 5500 colaboradores a funcionar em teletrabalho há mais de duas semanas, com os níveis de produtividade a manterem-se, só que mais diluídos ao longo do dia. Ou seja, em virtude dos filhos estarem também em casa, por exemplo, há muito trabalho a ser feito fora do período normal das 9h00 às 17h00. O sucesso desta operação deve-se, em grande parte, à adoção de ferramentas que já estavam a ser usadas na empresa. Mas há outras alternativas no mercado.

O poder da nuvem

Pode, no entanto, haver muitas empresas que por terem optado por computadores de secretária, se estão a deparar com problemas ao nível do armazenamento de dados nos computadores pessoais dos colaboradores. Ou com o facto de muitos não possuirem computador em casa.

Para as funções que necessitam de um computador, a aquisição é incontornável, mas será necessário optar por modelos com maior capacidade de armazenamento? O custo/benefício tem de ser avaliado caso a caso, mas regra geral, hoje em dia, o custo de armazenamento local é elevado e nem sempre compensa.

A solução, nesta fase crítica, poderá estar no recurso e adopção de uma estratégia de alojamento na cloud. Soluções como o Cloud Office 5.0, Disco Virtual 360, Microsoft Office 365 ou Cloud Backup dotam as empresas de um nível de digitalização que permite evoluir e fazer face aos desafios atuais.

Através destes serviços é possível alojar toda a documentação, partilhar ficheiros e aumentar o nível de colaboração: já que é possível vários colaboradores a trabalhar no mesmo ficheiro em simultâneo, com o registo de todas as alterações realizadas por cada um.

Além da componente prática e imediata, com custos relativamente mais baixos no que respeita a investimento inicial (quando comparada com a necessidade de comprar computadores para os colaboradores poderem trabalhar a partir de casa), há ainda a escalabilidade. Ou seja, em qualquer momento pode adquirir mais espaço, ou reduzir, mediante as necessidades da empresa.

As empresas e pessoas que já adoptaram a cloud para alojar os seus ficheiros e informações, em vez de os manter num disco rígido, sabem que além da garantia de segurança (já que em caso de perda ou avaria de um computador, tablet ou smartphone a informação está sempre segura e disponível a partir de qualquer outro dispositivo) podem poupar no investimento dos equipamentos no que respeita à capacidade de armazenamento. E nos dias de hoje parece que o armazenamento nunca chega. Além disso, a grande maioria até já utiliza a cloud, muitas vezes sem estar consciente disso.

Serviços como o email, alojamento de fotos, documentos, etc., é feito na nuvem, com a garantia de segurança quer ao nível de ataques piratas quer em caso de catástrofe ou perda de equipamentos.

Na cloud não há limites. Pode ir gerindo o espaço de acordo com as necessidades e com um custo perfeitamente controlado. Todas as empresas devem olhar para esta crise como uma oportunidade de se adaptarem e colocar ao seu serviço as ferramentas que permitem dar continuidade ao negócio. Desta forma, tentar combater a crise económica que se prevê e contribuir também para evitar que a recessão chegue ao ponto de uma depressão.