Blog MEO Empresas - Inovação, Internet, 5G, Fibra, IoT e Cloud

Muitos já foram de férias, outros ainda estão à espera que chegue o dia F. Se este ano foi um dos que regressaram de férias com mais vontade de voltar do que trabalhar (seja um colaborador ou o dono da empresa) leia estes conselhos para o ajudarem a planear o próximo período de descanso. Se ainda não foi, ainda vai a tempo de seguir, pelo menos, alguns destes conselhos.

Por vezes, bastam dois ou três dias para retemperar forças e voltar a ter a coragem necessária para enfrentar o trabalho que tem pela frente. Principalmente nos casos em que as tarefas são mais mentais do que físicas. Afinal, vivemos num mundo digital mas somos seres analógicos.

A primeira regra que tem de seguir, principalmente se ocupar um cargo de gestão, é delegar. Ninguém é insubstituível e é imperativo que encontre na equipa uma pessoa que possa, nas suas ausências, realizar as tarefas que normalmente lhe competem.

Este é um processo que leva algum tempo e por isso, não será em dois ou três dias que o implementa de forma eficaz. Por isso, se está na situação dos que regressaram de férias e as passaram a ler emails e a tratar de assuntos de trabalho, comece já a preparar esta missão para o próximo período de descanso.

O email de resposta automática, o famoso out of office, é uma ferramenta que deve tratar com todo o cuidado para evitar uma imensidão de mensagens furiosas por ausência de resposta. A mensagem deve ser o mais personalizada possível e com todas as indicações necessárias para que todos os que lhe enviem um email saibam que está ausente, de férias, e a quem se dirigir para solucionar determinada tarefa que deveria ser tratada por si.

Planear é algo que falta muito aos portugueses. Mas é muito relevante planear com antecedência os períodos em que vai estar ausente. Desde logo para que seja possível concluir as tarefas que tem pendentes antes de se ausentar, depois, para ter tempo de delegar as suas funções.

Durante as férias, muito importante, estar disponível para solucionar um problema urgente, é diferente de passar os dias a responder a emails. Se o fizer, vai voltar ainda mais cansado do que se estivesse no escritório porque, além do trabalho propriamente dito, vai passar os dias preocupado e a pensar que tudo está um caos na empresa. Pode até estar com os pés na areia dourada de um qualquer paraíso, mas a sua cabeça vai estar a rebentar de preocupação.

Por isso, é também relevante adotar uma política que seja transversal a todos os colaboradores da empresa e respeitar ao máximo os períodos de descanso. São as exceções que confirmam a regra e não a deve nunca fazer regra das exceções.

De forma real, hoje em dia, é praticamente impossível estar desligado a 100 por cento do trabalho. Por isso, adote políticas de digitalização e acesso remoto, através da cloud, aos documentos. Nestes processos, além de poder aceder a partir de qualquer computador, ou do smartphone, (muito importante salvaguardar, sempre, as questões de segurança), ao estarem partilhados permitem trabalho em colaboração.

Estes processos, além de lhe facilitarem o acesso, reduzem substancialmente as cargas de stress associadas à troca de documentos por email.

A empresa não pára porque um gestor está de férias ou ausente por qualquer outra razão. Quando isso sucede, algo vai muito mal e rapidamente pode caminhar para um cenário negro de falência. Por isso, aqui fica uma lista de 5 dicas mais relevantes para ter umas férias relaxadas e conseguir regressar sem stress.

1 - Planeamento - Planear o período de ausência é muito importante para evitar a acumulação de stress antes de ir de férias e que, normalmente, significa que vai passar mais de metade do tempo a stressar com o que pode ter falhado. Quando for mesmo impossível este planeamento, pelo menos, evite ao máximo deixar para os últimos dias tarefas de grande relevância. E faça o mesmo para o primeiro dia de regresso. Aplique a máxima de que é proibido agendar reuniões ou a realização de tarefas de grande importância para o dia em que regressa de férias.

2 - Contactar os clientes prioritários - Todos os clientes são importantes, é óbvio para qualquer bom gestor, mas há aqueles que, por qualquer motivo, pode considerar prioritários por qualquer razão. pela dimensão do negócio que possuem com a sua empresa quer pelo prazo de alguma tarefa que esteja em curso. Ligue para estes clientes e deixe-os saber que vai estar fora em determinado período e garanta que as coisas estão delgadas e em quem. Desta forma, evita situações em que os clientes são apanhados de surpresa ou pensem que os abandonou.

3 - Prioridades - Faça uma lista de prioridades. Assuma que o trabalho é algo que não tem um fim à vista e que vai ser impossível concretizar tudo o que tem para fazer antes de ir de férias. Resolva as questões mais relevantes em primeiro e deixe as restantes, já organizadas por prioridades, para o regresso.

4 - Defina um plano de disponibilidade - Faça a si próprio e partilhe com os seus colaboradores as seguintes questões: Vou ter acesso ao email? Estarei disponível por SMS ou telefone? A minha companhia de viagem está confortável com o facto de eu estar regularmente a verificar o email e a receber chamadas de trabalho? E, muito importante, quais são as coisas que posso delegar inteiramente na minha equipa e quais as que têm de passar por uma decisão final da minha parte?

5 - Um líder impulsiona e incentiva a autonomia e confia na equipa - as férias são um ótimo momento para aplicar e praticar o ato de delegar tarefas. De provar que confia na equipa e que é um verdadeiro líder. Ao dar mais responsabilidades aos elementos da equipa permite o seu crescimento profissional e, ao mesmo tempo, facilita os próximos momentos de descanso. Quanto mais praticar, mais relaxadas serão as suas próximas férias.