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Gerir uma empresa vai muito além da gestão da produção, comercial, do negócio core. Existe todo um mundo de obrigações legais e funções de suporte que, muitas vezes, acabam por consumir mais tempo do que o necessário para estar focado no negócio propriamente dito.

Gestão de recursos humanos (como o processamento de salários, a segurança e a saúde no trabalho), gestão financeira (gestão de recebimentos, conferência de faturas), gestão documental (digitalização e desmaterialização de documentos), gestão de facilities, Gestão de Contact Centers (Customer Care, Marketing e Vendas), entre outras funções de suporte.

Uma imensidão de tarefas morosas e administrativas que ultrapassam as necessidades consideradas essenciais para o negócio mas que, além da obrigatoriedade legal, permitem um melhor funcionamento da empresa.

Num mundo cada vez mais digital e imediato, as empresas precisam de estar focadas na sua estratégia para superarem novos desafios. Simultaneamente, têm de ser produtivas, ágeis e flexíveis, gerir com eficiência os seus recursos internos e inovar continuamente os processos de gestão.

Perante a necessidade e a falta de tempo (associado ao custo elevado em manter determinados serviços), os gestores podem optar por contratar fora algumas tarefas, delegando a responsabilidade de processos a empresas de confiança naquilo que é vulgarmente conhecido como Business Process Outsourcing (BPO).

O tempo é, talvez, o recurso mais escasso e valioso da atualidade. Por isso, quando se fala em gerir uma empresa, todos os minutos contam. 

BPO de gestão documental

A gestão documental, que inclui a desmaterialização (digitalização de documentos em papel), indexação e conferência, bem como o arquivamento de toda a documentação física, é umas das tarefas que pode ser contratada a um fornecedor de serviços BPO.

Pode até parecer que digitalizar os documentos é algo facilmente realizado internamente mas, para uma gestão eficiente, que inclui a indexação correta para uma fácil consulta ou integração de dados noutros sistemas, implica um investimento elevado em sistemas de informação específicos.

A par das soluções de desmaterialização de processos e documentos, as empresas podem ainda optar por contratar serviços de gestão e custódia da  documentação física, libertando espaço nas suas instalações. Apesar de terem sempre acesso a toda a documentação arquivada, este serviço será útil, essencialmente, a empresas que não tenham necessidade de consulta frequente aos arquivos em papel. 

É preciso não esquecer que, no entanto, existe a obrigatoriedade legal de conservação de documentos originais por mais de 10 anos (caso de documentação contabilística) ou conservação perpétua (caso de alguma documentação associada aos Recursos Humanos).

O modelo de negócio muitas vezes associado a este tipo de serviço de BPO assenta numa faturação por valor unitário (por exemplo, um valor por documento tratado), diminuindo-se assim o risco das organizações face às suas oscilações de negócio, garantindo uma fatura mensal proporcional ao consumo efetivo.

O BPO permite que as empresas usufruam de uma prestação de serviços com base em equipas altamente especializadas e que dispõem das infraestruturas e sistemas mais avançados para uma resposta mais eficiente, não tendo assim que investir em plataformas tecnológicas, evitando elevados custos de licenciamento e manutenção.

BPO de Recursos Humanos

Para uma empresa com um número muito reduzido de funcionários, por norma, os serviços de contabilidade tratam também do processamento de salários. Mas, quando se fala de um número mais elevado de colaboradores, contratar um serviço especializado de BPO de gestão de recursos humanos será sem dúvida uma opção adequada.

A eficiência da solução assenta na identificação de dados do colaborador e da empresa, no registo de todas as ocorrências do colaborador (cadastro, gestão de tempos, processamento salarial e cumprimento das obrigações legais).

Todos gostam de receber o salário a tempo e horas e apenas um dia de atraso pode significar um colaborador descontente e mais uma conversa desnecessária, tempo perdido com explicações. 

Há processos que são obrigatórios por Lei e que implicam a sua realização por pessoal experiente e especializado. 

Ao aderir a esta solução de processamento salarial, as empresas conseguem ainda ter custos flexíveis, de acordo com as necessidades da empresa, e acesso a plataformas tecnológicas já desenvolvidas como portais colaborativos que permitir ao cliente o acompanhamento do estado de todos os processos.

Seja por obrigações legais em matéria de segurança e saúde no trabalho, seja para minimizar riscos e perdas para o negócio em virtude do não cumprimento destas funções, todas as empresas são obrigadas assegurar serviços de SST.

Sempre através de empresas certificadas e autorizadas a prestar serviços de Segurança no Trabalho - incluindo auditorias e relatórios de identificação de perigos e avaliação de riscos (IPAR), sinistralidade laboral, produção e envio de informação para entrega do Anexo D do relatório único (RU), Formação e demais serviços previstos na legislação em vigor.

No que respeita à saúde no trabalho, estão incluindos a realização de exames médicos e visitas dos médicos aos locais de trabalho.

Esta solução de BPO permite ao empregador conhecer e atuar no controlo dos riscos profissionais. Possibilitam o desenvolvimento e a implementação de ações preventivas e corretivas, que visam controlar a sinistralidade laboral e o surgimento doenças profissionais.

Em complementaridade, e por forma a dar cumprimento a outros requisitos previstos na legislação em vigor, as empresas devem também assegurar aos colaboradores ações de formação de SST.

BPO de contact center

Existem ainda serviços mais específicos como o BPO de contact centers que possibilitam, de forma ágil e quase imediata, montar estratégias de inbound e outbound. Tarefas dedicadas a gerir toda a relação e comunicação com os clientes, desde a recepção de chamadas para atendimento geral, registo de encomendas ou reclamações, até à realização de ações de marketing proativas (campanhas de outbound).

Toda esta operação é realizada por uma equipa treinada de acordo com os requisitos e necessidades de cada cliente. Equipas especializadas e multidisciplinares que se dedicam em exclusivo a esta componente do negócio.

Os processos e procedimentos são definidos e os sistemas são programados de modo a apoiar a operação com o máximo de eficiência (por exemplo, scripts de apoio às operações, plataformas multicanais de gestão de relação com o cliente, etc).

Tal como nos outros serviços, os gestores beneficiam de relatórios periódicos sobre as ações a realizar, que permitem manter o controlo das operações sem grande esforço, tendo acesso a indicadores e feedback da operação.

Por acordo entre as partes, e quando se justifique, a operação do cliente pode, inclusivamente, ser acompanhada por um recurso interno que também avalia a operação, promove o feedback entre as equipas e toma decisões do ponto de vista do seu negócio.

O tempo é, talvez, o recurso mais escasso e valioso da atualidade. Por isso, quando se fala em gerir uma empresa, todos os minutos contam. Delegar a gestão de algumas tarefas que indiretamente têm impacto no negócio (e são também obrigações legais) mas que dispensam a atenção do gestor, pode ser crucial para a competitividade.

Mais focado no negócio, menos na burocracia, mais tempo de qualidade que pode ser usado para estar junto da família. Porque, afinal, a felicidade também contribui para aumentar a produtividade!

Principais vantagens

• Rapidez e eficiência – Ao contratar serviços específicos a empresas especializadas, ganha em eficiência e rapidez, assegurando também poupança financeira.
• Sempre com a tecnologia mais recente – Ao contrário das empresas que investem na aquisição de programas e tecnologia, ao recorrer a serviço externo assegura que os seus processos estão sempre a ser realizados com a tecnologia mais recente.
• Relatórios regulares – Ao aderir a estes serviços passa ter relatórios regulares e quase imediatos de todos os processos.
• Poupança em recursos e formação – As empresas que fornecem estes serviços são constituídas por equipas especializadas e como tal ganha em eficiência e poupa na formação.